現場あるある「あれやろうこれやろう 消えていく企画」と議事録

現場あるある
「あれやろう　これやろう　と色々と提案は出るが　いつも中途半端に消えていく
消えていった企画は数知れず」

自分の師に　初めて技術員になったときに教えてもらった仕事が
「議事録」の作り方です。
初めて制作した議事録など　たったA4の紙1枚なのに1週間もダメ出しを喰らいました。
改めて師から議事録の大切さを聞いたとき
「そう　議事録には必ず　いつまでに誰がやるのか　明確にするのが議事録」
と教えてもらいました。

その前に、最近　色々な会社で支援していて気付いた事があります。
色々な企業で、会議に参加してほしいとお呼びたていただくのですが、
とにかく　会議の進行が下手くそ…
ワンマン会社であれば　会議という名の演説会
これじゃぁ　改革！改革！　といえど　誰もついてこれない

現在、診ている3企業では、やり方は違えど　いつの間にか議長を任されている
私が参加しないほうがいい　という社長さんや
私のほうから、黙ってくださいと言われれば黙ってください　これを守られてる社長さんまで

私の考えは、社長たるもの　社長も暇じゃない
現場から上がってくる議事録だけ確認し、指示、指導すれば良いと考えている
そのために、議事録の中に（ホウ、レン、ソウ）報告、連絡、相談を盛り込む

そもそも、社長に面と向かってモノを言える人間なんて少ないんだから
こういうことは、全員で考え、文書化して事を動かすべきだと考えている。

先日、とある会社で「生産効率化会議」の議長をさせてもらった。
メンバーは、社長が指名した主要メンバー
会議を行う前に、どういう流れで話を進めていくか
ある程度の答えが出るまで　現場を取材調査してから議長という大役を務める。
決定したいことを予め表に出し
どうやって乗り越えていくか皆で意見を出し合い
解決するための宿題を出し納期もキチッとその場で宣言させる

それを　ちゃんと文書でまとめ、使われた資料があればそれを添付し
社長以下　関連する担当者、社員に配布し　熟読させる

そのあとに、こう言ったああ言った　という文句を言わせないための防止策でもある

この議事録というのは、口頭伝達が主で問題が多発している企業に非常に効果的です。

モノづくり関係であれば、即　代行議長　務めますよ！
なかなか会議の進行がうまく出来ない。　ついワンマンショーになる社長さん　いかがですか？

モノづくり人材研究家　小林でした。

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